قد تكون صاحب عمل ايا كان مجال عملها ومن ثم سيكون لديك موظفين وفي حالات معينة قد يرتكب الموظف اية ممارسات تستوجب المسائلة القانونية سواء علي الشركة التي يعمل فيها الموظف او علي الموظف نفسه بسبب ممارسات معينة، هنا اوجدت شركات التأمين وثيقة تسمي بوثيقة تأمين مسئولية ممارسات التوظيف.
ما هي وثيقة تأمين ممارسات التوظيف؟ وما هي شروطها ؟ وكيف يتم اصدارها ؟ اسئلة كثيرة قد يطرحها ارباب الأعمال ، وهو ما اجاب عليه الاتحاد المصري للتأمين في نشرته الصادرة اليوم السبت تحت عنوان ” تأمين مسؤولية ممارسات التوظيف”.
تعتبر المسئولية القانونية الناشئة عن ممارسات التوظيف مصدر قلق متزايد لأصحاب العمل. وذلك لأنه يمكن أن يتحملوا المسئولية عن القرارات التي يتخذونها فيما يتعلق بالموظفين وكذلك الإجراءات التي يتبعونها ونوعية بيئة العمل المقدمة.
ويمكننا تعريف ممارسات التوظيف بأنها جميع الإجراءات والعمليات المتعلقة ببيئة العمل بدءً بعملية التوظيف وحتى إنهاء العمل وحتى بعد توقف التوظيف. ويحبذ أن تقوم المنظمات باتخاذ كل الخطوات الممكنة بشكل معقول لضمان امتثال جميع ممارسات التوظيف الخاصة بها لجميع اللوائح المتعلقة بالتوظيف في نطاق اختصاصها القضائي حيث انه عندما تفشل المنظمات في الالتزام بهذه اللوائح حينئذ تنشأ شكاوى أو دعاوى قضائية، وعلي سبيل المثال انهاء العمل غير مشروع و قضايا تمييز والتشهير وعدم الالتزام لقوانين حماية البيانات بمكان العمل.
وهنا يأتي دور تأمين مسئولية ممارسات التوظيف والذي صُمم لتعويض كل من المنظمة وموظفيها (بما في ذلك أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين) ضد المخاطر المالية الناتجة عن المطالبات المصنفة على مستوى التوظيف ومطالبات التظلم الشخصية المقدمة من الموظفين الحاليين أو المحتملين أو السابقين ضد الأطراف المؤمن عليها وتكاليف الدفاع المرتبطة بها وقد اسُترشد بالسوق الامريكي لما له من خبرة.
أهمية التغطية
هناك العديد من الحالات في بيئة العمل اليوم يكون فيها تأمين مسئولية ممارسات التوظيف مطلوبًا. تبدأ المخاطر المتعلقة بالتوظيف في اللحظة التي يدخل فيها المتقدم للوظيفة إلى الشركة أو حتي يزور قسم “الوظائف” على موقع الويب الخاص بالشركة.
يحمي تأمين مسئولية ممارسات التوظيف الأشخاص المؤمن عليهم من مجموعة واسعة من المطالبات المتعلقة بالتوظيف :-
- بشكل عام تغطي تكاليف الدفاع عن الشركة ضد الدعاوى القضائية والتسويات والأحكام الناجمة عن ممارسات التوظيف السيئة. وطالما أن الفعل الذي تم ارتكابه ليس غير قانوني فأنه سيتم تغطية التكاليف القانونية .
- تغطية الرسوم والنفقات و التعويضات بما في ذلك الأضرار الناشئة عن أفعال التوظيف غير المشروعة المزعومة أو الفعلية.
- تغطية مطالبات مسئولية الطرف الثالث.
المخاطر التي تندرج تحت مسؤولية ممارسات التوظيف
لا تقتصر المسئولية على الموظفين الحالين بالشركة فقط وإنما أيضا الموظفين الجدد يشكلون خطراً على مكان العمل ويجب تدريب كلا منهما على أدلة العمل والسياسات الخاصة بالمؤسسة.
كما يمكن للدعاوى القضائية المتعلقة بممارسات التوظيف أن تدمر سمعة الشركة بالإضافة الي خسائر تكبد الشركة تعويضات جسيمة كما انه يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تدفع متوسط 160 ألف دولار لتسوية هذا النوع من الدعاوى القضائية وهنا تكمن أهمية تغطية مسئولية ممارسات التوظيف.
أنواع مطالبات تأمين ممارسات التوظيف:
- التمييز Discrimination:
هناك العديد من أنواع التمييز التي يمكن أن تحدث في العمل؛ التمييز على أساس العرق والدين والنوع والإعاقة والعمر وعدم المساواة في الأجر والحمل والسن وغير ذلك. فعلي سبيل المثال مطالبات التمييز على أساس السن زادت مؤخراً بشكل كبير مع تقدم القوى العاملة في السن في أمريكا ومن الأمثلة الأخرى يجب استيعاب الموظفات الحوامل والسماح لهن بالعمل طالما أنهن قادرات على أداء واجباتهن وذلك وفقًا لقانون التمييز على أساس الحمل (الامريكي). ووفقا للجنة تكافؤ فرص العمل بأمريكا فأن الشكل (1) يقسم شكاوي التمييز بالعمل وفقاً للسبب: - الفصل غير المشروع للموظف Wrongful Termination:
يعتقد الموظفون أنهم تم فصلهم بشكل غير قانوني في مطالبة الإنهاء غير المشروع من قبل صاحب العمل وهذا يعني أنهم فقدوا وظائفهم لأسباب لا علاقة لها بأدائهم. يجب على أصحاب العمل التأكد من عدم حدوث خرق لعقد العمل عند إنهاء خدمة الموظفين حيث ان مثل هذه التعويضات يستغرق فترات طويلة ومكلفة بغض النظر عن النتيجة.
3.التحقيق غير القانوني في تاريخ الموظف Illegal Background Check:
هناك معايير يجب احترامها من قبل أصحاب العمل أو موظفي الموارد البشرية الذين يقومون بإجراءات فحص الموظفين. إذا لم تحصل الشركة على موافقة كتابية للتحقق من التقرير الائتماني للموظف المحتمل أو الخلفية الجنائية فمن الممكن رفع دعوى قضائية ضد الشركة.
- الحرمان من الفرص الوظيفية Deprivation of Career Opportunity:
يحدث هذا عندما يدّعي الموظف أنه لم يحصل علي المنصب الذي كان مؤهلاً له. قد تنشأ المطالبات أيضًا عندما يفشل صاحب العمل في توفير الموارد التي من شأنها تعزيز الحياة المهنية للموظف. على سبيل المثال، لا يُسمح لهم بالحصول على تدريب إضافي. - الممارسات الانتقامية Retaliation :-
وتعني تعرض الموظف للمضايقة أو التمييز ضده كرد فعل سلبي بسبب افصاحه عن سوء سلوك أو ممارسات ضد حقه القانوني. غالبًا ما ترتبط المطالبات بتخفيضات الأجور أو تخفيض الدرجة الوظيفية التي لا علاقة لها بالأداء العام للموظف. - ترقيات العمل Failure to Promote:
في حين أن هناك بالتأكيد العديد من أنواع المطالبات المختلفة المتعلقة بالفشل في الترقية، فإن الاتجاهات الحديثة تظهر أن العديد من هذه الأنواع من المطالبات مرتبطة بالتمييز على أساس الإعاقة الجسدية مثل الصمم أو العمى. وتكون هذه النوعية من المطالبات في التوظيف متشابهة وشائعة جدًا. - التشهير Defamation:
في دعاوى التشهير، يتهم أصحاب العمل بالإدلاء ببيانات كاذبة تضر بسمعة الموظف في العمل بطريقة ما. - سوء إدارة استحقاقات الموظفين Mismanagement of employee benefits:
يمكن للموظفين أيضًا رفع دعوى قضائية إذا تم ارتكاب أخطاء في منح المزايا الخاصة بهم مثل خطط التقاعد وبرامج الرعاية الصحية. - التقييم غير العادل Negligent evaluation:
يعتقد الموظف أن أدائه قد تم تقييمه بشكل غير عادل وأن التقييم السلبي لا يعكس جودة الأداء الفعلي للموظف.
9.انتهاك الخصوصية Invasion of privacy:
يعتقد الموظفون أن حقوقهم يتم انتهاكها من خلال أدوات المراقبة المختلفة داخل المكتب مثل برامج الكمبيوتر التي تراقب تصرفات الموظفين والكاميرات الأمنية في جميع أنحاء المكتب. هذه الأنواع من المطالبات آخذة في الارتفاع أيضًا وأصبحت شائعة جدًا.
- إلحاق الضرر النفسي Infliction of mental or emotional distress:
يحدث التسبب المتعمد للاضطراب النفسي عندما يتسبب صاحب العمل عمدًا في التسبب في ضرر نفسي للموظفين عن طريق نوع من السلوك غير المناسب لمكان العمل.
الأطراف المشمولة بالتغطية
- الشركة وجميع الموظفين بما في ذلك المديرين والمسئولين و العمال المؤقتين
- المديرين الخارجيين
- التغطية التلقائية للشركات التابعة الجديدة
خسائر مستثناة في تغطية الوثيقة:
- العقوبات والتعويضات الجزائية
- الغرامات الجنائية والمدنية
- الأجور التي كان ينبغي علي الشركة دفعها
- المسئولية عن أفعال صاحب العمل المتعمدة
- الدعاوى المتعلقة بإعانات البطالة
- مدفوعات نهاية الخدمة
العوامل التي تؤثر علي تسعير التغطية
- حجم الشركة
- إجراءات الموارد البشرية
- سجل المطالبات
- نسبة التحمل بالوثيقة
- شروط الوثيقة
متطلبات الأهلية للحصول على التغطية
عادةً تواجه الشركات صعوبة في الحصول على تأمين مسؤولية ممارسات التوظيف وذلك بسبب إهمال الاستثمار في قطاع الموارد البشرية في الشركة في الأمور الرئيسية.
ولكن معظم الشركات مؤهلة للحصول على تأمين مسؤولية ممارسات التوظيف، حيث ان أحد المتطلبات الرئيسية لضمان أهلية الشركة للحصول علي الوثيقة هو وجود سياسة متعمقة للموارد البشرية وإدارة العاملين بالشركة ووجود برامج لمكافحة التمييز الذي يعد احد اكبر أسباب المطالبات في هذه الوثيقة مع ضمان عمل مراجعة متكررة لدليل الموظفين.
هل المطالبات المقدمة تكون علي أساس وقوع الحادث ام المطالبة Claims-Made vs. Occurrence base Policies ؟
عندما يتعلق الأمر بالتأمين ضد مسئولية ممارسات التوظيف، فإن الكثير من الناس يختلط عليهم الامر بشأن ما اذا كانت تقدم المطالبات علي أساس وقت وقوع الحدث ام وقت تقديم المطالبة . يتعلق الفرق كله بالتوقيت وما يسمى بمحفز التغطية وما يجب أن يحدث حتى تستجيب الوثيقة ومتى يجب أن يحدث.
والفرق الرئيسي هو فترة الوثيقة التي يتم دفع المطالبة فيها في حالة حدوث المطالبة. لنلقي نظرة على مثال، بفرض أن هناك عملاً غير مشروع وقع في عام 2004، ولم يتم الابلاغ عن المطالبة إلا في عام 2018، إذا :
- شركة “أ” علي أساس الحدث :- سيتم دفع المطالبة بموجب وثيقة 2004 – مع حدود وتحملات وثيقة 2004.
- شركة “ب” علي أساس المطالبة :- سيتم دفع المطالبة بموجب وثيقة 2018 – مع حدود وتحملات وثيقة 2018.
معظم وثائق التأمين مسؤولية ممارسات العمل تكون على أساس تقديم المطالبات خلال فترة سريان الوثيقة وليس موعد وقوع الحادث ،كما هو الحال بالنسبة لمعظم وثائق المسئوليات.
إمكانية تحسين البيئة التنظيمية للعمل بالشركة لتقليل المخاطر الناتجة عن المسئولية عن ممارسات التوظيف
ان المطالبات الناتجة من مسؤولية ممارسات التوظيف في تزايد مضطرد حيث ارتفع عدد الدعاوى القضائية التي رُفعت بنسبة مذهلة بلغت 400% في العقدين الماضيين .
ومن ثم يجب على أصحاب العمل أن يكونوا علي أهبة الاستعداد لموجهة تلك التحديات حيث يعد الحصول على تغطية مسئولية ممارسات التوظيف الصحيحة خطوة هامة ذلك بالإضافة الي بعض الإجراءات الاخري مثل:-
- المعالجة الاستباقية:- معالجة عوامل خطر المسئولية المتعلقة بممارسات التوظيف المحتملة بشكل استباقي، حيث يعد تمكين قسم الموارد البشرية من التعامل مع المشكلات المحتملة بشكل مناسب خطوة حاسمة في مكافحة مطالبات مسؤولية ممارسات التوظيف. ومن الضروري أيضًا التأكيد على البروتوكولات والإجراءات الداخلية لتوظيف وفصل الموظفين وقوانين العمل بالدولة.
- إنشاء خطة شاملة لإدارة المخاطر: و علي سبيل المثال لا الحصر:
أ – توفير التدريب اللازمة للموطفين عن قوانين العمل والامتثال بها.
ب- الاستثمار الجيد في قسم الموارد البشرية.
ج – تشكيل نماذج ولوائح داخلية للتوظيف والفصل.
- إنشاء وتطوير دليل الموظفين بشكل دائم:- مراجعة دليل الموظفين وسياسات الشركة سنويًا وأثناء تأهيل الموظفين الجدد.
وعند تطوير دليل الموظفين يجب ان يوائم الدليل تغيرات القوانين ذات الصلة مع الاهتمام بوضع آلية لتقديم الشكاوي، ومن هنا يفضل الحصول علي استشارات قانونية خلال اعداده.
تحديات تأمين مسؤولية ممارسات التوظيف من منظور شركات التأمين.
يمكن أن تكون المطالبات معقدة وتتطور بشكل غير متوقع بالإضافة الي صعوبة تحديدها كمياً وعندما تتعرض إحدى المؤسسات لحدث ضرر في الممتلكات، على سبيل المثال، حادث الحريق لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتحديد السبب ومدى الضرر وحجم الخسارة، ولكن علي الجانب الاخر يكون الوضع أكثر تعقيدًا عندما يتلقى المؤمن له شكوي كتابية ناشئة عن ممارسة توظيف غير مشروعة.
فحينئذ يجب التحقيق في الادعاء وإثباته ويلزم وجود ايضا دعوى قضائية أو حكم قضائي وفي بعض الأحيان قد تظهر ادعاءات إضافية. وخلال النظر في الدعوة قد تشجع مطالبة واحدة علي التمييز الآخرين على التقدم بشكاوي مماثلة وما بدء في البداية صغيرًا ويمكن التحكم فيه قد يتبين أنه أكبر بكثير ويصبح الدفاع عنه مكلفًا للغاية.
كما يمكن أن تنطوي المطالبات على مخاطر تتعلق بالسمعة بعيدًا عن الآثار المالية المباشرة، ويتمثل في الضرر طويل المدى الذي يلحق بالسمعة والذي يجب أخذه في الاعتبار. في عصر وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن تنتشر أخبار الدعوى القضائية بسرعة مما يؤدي إلى دعاية سلبية ويكون حينها يكون التأثير المالي المباشر ليس هو الاساس بل منع انتشار الدعوي القضائية ضد المؤمن عليه وشركته.
ويري الاتحاد المصري للتأمين الاهمية البالغة لتغطية المسئولية الناتجة عن ممارسات التوظيف ووجوب التوعية بوجود تغطية مماثلة والتي تختلف جوهرياً عن تأمين مسؤولية صاحب العمل حيث يغطي تأمين مسؤولية رب العمل مطالبات الموظفين بسبب إصابة أو مرض مرتبط بالعمل.
ويأتي هذا في ضوء حرص الاتحاد المصري للتأمين الدائم علي تقديم اهم المستجدات اسواق التأمين العالمية الي سوق التأمين المصري.
